การพิมพ์เช็ค เช็ค ใบเสร็จรับเงิน ใบนำฝากเงิน สามารถพิมพ์ได้ ทันทีหลังจากทำการ save เมื่อมีการบันทึกรายการ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะต้องกำหนดเลขที่เช็ค เลขที่ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ใบนำฝาก ในขั้นตอน ของการสร้างธนาคารด้วย จึงจะสามารถทำ option นี้ได้ Screen ของหน้าจอจะประกอบไปด้วย ชื่อธนาคาร เลยที่เช็ค รายละเอียด วันที่ ชื่อเจ้าหนี้อื่นๆ เลขที่ batch/entry และ จำนวนเงิน - Location แสดงรหัสของที่เก็บเช็ค - Description เป็นส่วนของคำอธิอบาย - Next Cheque (Receipt) Number เลขที่เริ่มต้นของเช็ค ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะ update ทุกครั้งหลังการพิมพ์ - Report Style เลือกแบบฟอร์มของเช็คที่จะพิมพ์ - Report Fromat เลือกรูปแบบของ cheque ที่จะใช้ เช่น cheque on top - เลือก Directory ที่เก็บฟอร์ม - Destiation เลือกพิมพ์เช็ค ใบเสร็จรับเงิน เพื่อออกทางหน้าจอ หรือเครื่องพิมพ์ - print สั่งพิมพ์เช็คจริง Paying Invice (Allocate) กรณีเชื่อมโยงกับระบบลูกหนี้หรือระบบเจ้าหนี้ของ Sage 300 เมื่อมีการรับชำระเงินจะต้องทำการตัดยอดจาก Invoice Outstanding ของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ โดยการ Allocate ดังรูป
Archive/Retrieve ระบบ Cashbook สามารถสร้าง Batch เพื่อเก็บรายการที่เกิดเป็นประจำหรือ บ่อยๆ (Archive) และเรียกมาใช้ได้เมื่อต้องการ (Retrieve) การ Archive Batch จะต้องเป็น Batch ที่ยังไม่ได้ Posted โดยอาจเก็บไว้ใน disket หรือ Directory และตังชื่อให้เหมาะสมเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้งาน ถ้ามีหลายรายการเช่น ค่าเช่า เงินเดือน เป็นต้น ซึ่ง Batch ที่นำไปเก็บไว้จะอยู่ในระบบจนกว่าจะมีการลบ ในการเรียก Batch ที่เก็บไว้มาใช้ (Retrieve) ระบบจะสร้าง Batch ใหม่ให้อัตโนมัติ และมีสถานะปกติ และยังไม่ผ่านรายการ สามารถทำการแก้ไข พิมพ์ ผ่านรายการ ลบทิ้งได้ ดังตัวอย่าง Import / Export data ระบบของ Cashbook สามารถที่จะรองรับการทำงาน ในรูปแบบของการ import data จากที่อื่นเข้ามาในระบบได้ ในทำนองเดียวกันก็สามารถ Export data ออกไปใช้งานได้เช่นกัน
Sage 300 Solution
